Методики тайм-менеджмента: как успевать больше

2018 | 10 | 23

   C приходом Интернета, мобильных телефонов, маркетинга, культа потребления ­темпы повседневной жизни возросли в два раза. Выглядит это так: слишком много планируем и так мало успеваем. Что приводит к разочарованию, постоянному стрессу и неудовлетворенности в собственных возможностях. Именно желание успеть как можно больше загоняет современного человека в рамки постоянных опозданий, задают ритм, изнашивающий здоровье, нервы.

  Распределение времени стало настоящей проблемой, сформировалось даже целое учение – тайм-менеджмент. Деловые люди, добившиеся успеха в управлении своим временем, поделились советами планирования дня, бизнеса, досуга. Мы собрали для вас самые прогрессивные и популярные методики тайм-менеджмента.

Как правильно организовать своё время: 4 успешных схемы

  1. Todo-лист.
  2. GTD.
  3. Правило 1-3-5.
  4. Метод помидора (томата).

Todo-лист

   Компания iDoneThis провела исследования эффективности так называемых списков дел (todo-листов). Согласно полученным данным, двое из трех специалистов ведут бумажные или электронные ежедневники, где сортируют задачи по важности. В расписание вносятся рабочие вопросы, бытовые, а также развлечения.

   Особенность todo-листов очень проста: ежедневно вы ставите конкретные цели. В зависимости от их срочности можно создавать планы на сутки, несколько дней, неделю и даже год. В удобной форме записывайте в блокнот или на приложение в телефоне/компьютере цели. Отмечайте по значимости, вычеркивайте (помечайте, как вам нравится) завершенные дела.

   Здесь роль играет психологическая удовлетворенность: вы видите, сколько успели за определенное время. А также разгружаете мозг от необходимости держать в подсознании задания, распыляться сразу на несколько. Когда у вас будет перечень заданий – вы точно сможете верно расставить приоритеты и отказаться от неважных.

Getting Things Done – довести дело до конца

   GTD – система организации времени от бизнес-коуча Дэвида Аллена. Она подробно описана в его книге с аналогичным названием. Идея системы схожа с todo: необходимо вести перечень дел. Разница: GTD преследует цель успевать делать то, что необходимо, чтобы оставалось время на то, что нравится.

   Важный момент – нужно фиксировать всё, чтобы разгрузить мозг. Т.е. вы не только вносите задачи в структурированный каталог, но и разбиваете крупные на более мелкие, при необходимости составляете план выполнения, добавляете описание – любую информацию, которая позволит быстрее вникнуть в проблему.

Главные идеи:

  1. Записывайте всё: проблемы, вопросы, идеи, важные мысли. Блокнот или приложение для записей всегда должны быть у вас под рукой.
  2. Пишите описание. Не просто «сделать покупки ко Дню рождения», а конкретные товары, магазины.
  3. Большие задачи разбивайте на мелкие. Подготовка к отпуску – это глобальная цель, а покупки, подача документов в визовый центр, сбор вещей и т.д. – это подзадачи, которые сопровождаются списками.
  4. Фиксируйте даты. Определяйте приоритеты по времени и датам.
  5. Разбивайте вопросы на группы: работа, быт, развлечения, отпуск и т.д. Но ведите их в одном месте.

   Примеры списков и принципы их ведения вы можете почитать в книге Дэвида Аллена «Getting Things Done». В остальном – не увлекайтесь перечислением обязанностей на завтра (или на неделю), если ваша продуктивность от этого не растет. Помните, что в первую очередь надо действовать.

Правило 1-3-5

   Данный принцип скорее является приложением к списку дел. Основанный на идее планирования первостепенных и второстепенных вопросов. Смысл: справляться за сутки с 9 конкретными заданиями:

  • 1 – большая, затратная по времени цель;
  • 3 – второстепенной важности задания;
  • 5 ­мелких дел, выполнение которых не требует больших затрат времени.

   Не стремитесь достигнуть больше 9 целей: так вы рискуете попасть в состояние постоянного стресса, спешки, неудовлетворенности, отсутствия свободного времени.

Метод помидора

   Больше подойдет для офисных работников, учеников, студентов. Суть: оптимизация рабочего и свободного времени. Придумал систему «Томата» Франческо Чирилло. Назвал её в честь популярного американского кухонного таймера, по форме напоминающего красный зрелый овощ.

   Рабочий процесс делится на 30-тиминутные «помидоры»: 25 минут активного труда и 5 минут отдыха. Для освоения метода вам понадобится таймер с будильником, четкий перечень задач. Запускаете таймер на 25 минут, активно работаете и по звонку даёте себе пятиминутный отдых. Расслабьтесь в это время, отвлекитесь на действие, которое вас разгружает, не требует умственных трат. И по звонку начинайте очередной цикл-помидор.

   Практикуйте томатный способ несколько дней, чтобы определить для себя количество подходов. Система гибкая и может изменяться под ваши индивидуальные возможности, специфику работы.

Некоторые приложения в помощь:

  • Keep Focused и PomodoroApp – таймеры для windows.
  • Pomodoro Time иTadam ­для OS X.
  • ClearFocus и Clockwork Tomato – для Android.

Ещё несколько рекомендаций

   Реальность – первична, список – вторичен. Не делайте из листков дел культ, методика тайм-менеджмента должна помогать, но не обременять.

   Не планируйте сразу загрузку на всё рабочее время. Как показывает практика – задания появляются в процессе выполнения. Поэтому планируйте только 4-6 часов работы, чтобы не выбиться из графика и сил от переработки.

   «Съедайте лягушку на завтрак», т.е. самое объемное, важное дело выполняйте в первой половине дня по возможности.

Р   аспределяйте время на отдых и развлечения. Продуктивный рабочий день должен заканчиваться «перезагрузкой» мозга. Вплоть до просмотра телевизора, видеоигр. Если они помогают сбросить напряжение и стресс – не чувствуйте по этому поводу вину. Но не увлекайтесь, так как социальные сети, игры, сериалы быстро увлекают и «съедают» непозволительно много времени.

Также советуем к прочтению:

Чек-лист "Как найти работу за границей"

Как путешествовать по миру почти бесплатно

Желаете разместить рекламу или стать партнером?!
Только этим летом самые выгодные предложения!
promo choice